CONCEPTOS DE AUDITORIA

ÍNDICES

Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida localización, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz de color denominado "lápiz de Auditoría" por lo regular de color rojo.

 Esta clave recibe el nombre de índice y mediante él  se puede saber de qué papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo.  

 En teoría no importa qué sistema se escoja como índice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para posibles modificaciones.

 Los principales sistemas de indexación utilizados en Auditoría son los siguientes:

·       Índice Numérico Alfabético: Se le asigna una letra mayúscula a las cuentas de Activo y dobles letras mayúsculas a las cuentas de Pasivo y Capital.

·       Índice Alfabético Doble: A las cédulas sumarias se les asigna una letra mayúscula, y a las cédulas analíticas dos letras mayúsculas.

·       Índice  Alfabético Doble Numérico: Es una combinación de los sistemas Numérico Alfabético y Alfabético Doble...
 

·       Índice Numérico: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos progresivos y las cédulas analíticas números fraccionarios.

·       Índice Decimal: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos en múltiplos de 1000 y a las cédulas analíticas números arábigos dependientes de los de las sumarias en múltiplos de 100.

·       Índice del Plan Único de Cuentas: Este método consiste en asignar como índice el código correspondiente  a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan Único de Cuentas. El índice de las hojas de trabajo tendría un dígito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo de Ventas 6  y Costos de Producción o de Operación 7. El índice de las cédulas sumarias tendría dos dígitos: Disponible 11;  Inversiones 12; Deudores 13 etc. El índice de las cédulas analíticas  puede tener de 4 a  6 dígitos: Caja 110505, Bancos 111005,  Inversiones en Acciones 120505 etc. Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del índice por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar índices con demasiados dígitos en los niveles de cédulas analíticas y subanalíticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas. 

MARCAS DE AUDITORIA

Para dejar comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos utilizados en  las cédulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditoría, las cuales son símbolos especiales creados por el Auditor con una significación especial.

Por ejemplo al efectuar una reconciliación bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que están bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, número, fecha, beneficiario, número de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripción de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operación junto a cada cheque y consignación, se utiliza un símbolo o marca de comprobación, cuyo significado se explica una sola vez  en el lugar apropiado de la cédula a manera de convención detallando todo el procedimiento realizado.

Para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se utiliza en la planilla para hacer los índices.  Las marcas deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de las Marcas de Auditoría.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Los Procedimientos de Auditoría, son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros, u operaciones que realiza la empresa.

Es decir, las Técnicas son las herramientas de trabajo del Auditor, y los Procedimientos es la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio en particular.

CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.

Como ya se ha mencionado los procedimientos de Auditoría son la agrupación de técnicas aplicables al estudio particular de una operación o acción realizada por la Empresa o Entidad a examinar, por lo que resulta prácticamente inconveniente clasificar los procedimientos ya que la experiencia y el criterio del Auditor deciden las técnicas que integran el procedimiento en cada uno de los casos en particular.

El Auditor Supervisor y los integrantes del equipo de Auditoría con mayor experiencia definirán la estrategia que consideren la más adecuada para desarrollar la Auditoría. Estos criterios se basarán en el conocimiento de la Entidad o Empresa auditada, así como la experiencia general de la especialidad, que les permita a los Profesionales determinar de antemano los principales procedimientos de Auditoría a aplicar en cada uno de los casos que se presentan a lo largo del proceso de Auditoría.

PROGRAMAS BASICOS DE AUDITORIA

El programa de auditoría es un enunciado lógico ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoría a ser empleados, así como la extensión y oportunidad de su aplicación. Es el documento, que sirve como guía de los procedimientos a ser aplicados durante el curso del examen y como registro permanente de la labor efectuada. La actividad de la auditoría se ejecuta mediante la utilización de los programas de auditoría, los cuales constituyen esquemas detallados por adelantado del trabajo a efectuarse y contienen objetivos y procedimientos que guían el desarrollo del mismo.

Los programas de auditoría son esenciales para cumplir con esas actividades, sus propósitos son los siguientes:

a)    Proporcionar a los miembros del equipo, un plan sistemático del trabajo de cada componente, área o rubro a examinarse.

b)    Responsabilizar a los miembros del equipo por el cumplimiento eficiente del trabajo a ellos encomendado.

c)    c) Servir como un registro cronológico de las actividades de auditoría, evitando olvidarse de aplicar procedimientos básicos.

d)    d) Facilitar la revisión del trabajo al jefe de equipo y supervisor.

e)     e) Constituir el registro del trabajo desarrollado y la evidencia del mismo.

CONTROL INTERNO

El informe COSO, es el resultado de la investigación de un grupo de trabajo integrado por la Comisión Treadway con el objetivo de definir un nuevo marco conceptual de Control Interno capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que se utilizan sobre este tema. El estudio ha tenido gran aceptación y difusión en los medios financieros y en los Consejos de Administración de las organizaciones, resaltando la necesidad de que los administradores y altos directores presten atención al Control Interno, tal como COSO lo define, enfatizando la necesidad de los Comités de Auditoría y de una calificada Auditoria Interna y Externa, recalcando la necesidad de que el Control Interno forme parte de los diferentes procesos y no de mecanismos burocráticos.

 Los controles internos se diseñan e implantan con el fin de detectar, en un plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos para cada empresa y de prevenir cualquier evento que pueda evitar el logro de los objetivos, la obtención de información confiable y oportuna y el cumplimiento de leyes y reglamentos. Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Está diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

 Ø Eficacia y eficiencia de las operaciones.

 Ø Confiabilidad de la información financiera.

Ø Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

El Control Interno consta de cinco componentes relacionados entre sí, se derivan de la manera en que la dirección dirige la empresa y están integrados en el proceso de dirección, los componentes del Control son:

1. Ambiente de Control

2. Evaluación de Riesgos

3. Actividades de Control

4. Información y Comunicación

5. Supervisión.

MEMO DESCRIPTIVO O MEMO  DE AUDITORIA

El memorándum descriptivo, también conocido como memo, es un documento que sirve para informar brevemente al personal de una empresa, institución pública, privada u oficina de gobierno, los asuntos de índole administrativo con respecto a la revisión que se realizará.

Generalmente es un escrito que se elabora de forma impresa y en tamaño media carta, aunque puede hacerse también en carta completa, éste no tiene un formato preestablecido pero puede llevar membretada la leyenda memorándum, sin que esto sea obligatorio.

Se utiliza para dar a conocer información importante al personal, como pueden ser indicaciones, avisos, recomendaciones, o cualquier otro que la empresa considere importante comunicar sobre el proceso de auditoría.

El contenido de un memorándum de auditoria puede variar según el tipo de empresa, el objetivo  de la misma  y el alcance que  se desea obtener en  ésta.

Las partes que debe incluir un memorándum de auditoría sirven para brindar información clara sobre los procedimientos a seguir dentro del programa de auditoría, como son:

Nombre(s) o departamentos de a quien se dirige.

Fecha.

Asunto redactado de forma breve que incluya: áreas a auditar, periodo que incluye la revisión (fecha de los Estados Financieros que serán revisados), identificar los compromisos de las partes involucradas en el trabajo (firma auditora y departamento auditado), lo cual significa establecer pactos y acuerdos de apoyo para realizar el trabajo, establecer un objetivo general y objetivos específicos, los cuales sirven como premisas para conocer qué se pretende alcanzar con dicho proceso.

Se establecen las áreas, documentos y partes a las cuales la firma auditora tendrá acceso dentro de la entidad.

Establecer una fecha de inicio y presentación de los resultados del trabajo que se realizará...

Nombre(s) o departamentos remitente(s).

Firma(s).

Bibliografía

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Ø  Alatrista M.A. (7 Noviembre 2015) Técnicas y Procedimientos de Auditoria. Lo que todo auditor debe Conocer. Perú; AUDITTOL ®. Recuperado de https://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/2158-tecnicas-y-procedimientos-de-auditoria-lo-que-todo-auditor-debe-conocer

Ø  INEGI (2010) Los nuevos conceptos de control interno. México; inegi.org. Recuperado de: http://www.ci.inegi.org.mx/docs/Informe%20COSO%20Resumen.pdf

Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI, 2010) INEGI (2010)

Ø  Rayo L.E. (Noviembre 2016) Memo Descriptivo. México; Blogspot. Recuperado de http://auditoriaadministrativaluisrayo.blogspot.mx/2016/11/memo-descriptivo.html